Selamat datang pada buku panduan penggunaan aplikasi SEPASI untuk Admin Desa. Buku ini merupakan panduan bagaimana cara untuk menggunakan aplikasi SEPASI versi Website. Pada aplikasi ini terdapat beberapa fitur, diantaranya : Login, Arsip Surat Keluar Masuk, Disposisi, Feedback, Laporan Surat Keluar Masuk, Cetak Disposisi, Jadwal Undangan, Daftar Pegawai dan Notifikasi. Untuk membuka aplikasi SEPASI, dapat mengunjungi alamat berikut   https://sepasi.tubankab.go.id

Buku Manual Elektronik ini akan diupdate secara berkala, jika anda menemukan kesalahan penulisan atau tidak kesesuaian mohon hubungi kami melalui Email.

Halaman Pilih Tahun Database akan muncul pertama kali ketika membuka aplikasi SEPASI pada alamat   https://sepasi.tubankab.go.id

1. Pilih Tahun Database untuk mengakses tahun surat yang akan ditampilkan.
2. Kemudian pilih tombol  Login Admin untuk masuk ke halaman Login.
3. Masukan Username dan Password yang telah di daftarkan, kemudian pilih tombol  Login 
4. Setelah proses Login berhasil, maka Admin Desa akan masuk ke halaman utama yang didalamnya terdapat beberapa menu, jumlah Surat Masuk belum dibaca, Surat Masuk sudah dibaca, Surat Keluar/Minta TTE Camat dan Jadwal Surat Undangan yang dikirim oleh Kecamatan.

Dashboard merupakan halaman utama dari aplikasi SEPASI yang menampilkan statistik jumlah Surat Masuk belum dibaca, Surat Masuk sudah dibaca, Surat Keluar/Minta TTE Camat dan Jadwal Undangan

Buat Surat Baru merupakan menu yang berfungsi untuk membuat surat dan mengirimkan surat sesuai tujuan yang dipilih

Tab Surat Internal Pemkab berfungsi untuk membuat Surat Baru yang akan ditujukan kepada Kecamatan.

• Isi Nomor Surat pada kolom Nomor Surat, Jenis Surat, Perihal, Tgl. Surat, Sifat Surat dan Bidang/Sub, untuk Bidang/Sub dapat dilewati.

• Pilih tombol   Pilih Tujuan untuk menambahkan penerima surat dan berikan centang pada Kecamatan yang akan dikirim surat.

• Jika surat akan dikirim instansi eksternal, pilih tombol  Tambah Instansi kemudian isi nama instansi eksternal yang dituju.

• Pilih tombol  Pilih untuk menyimpan daftar penerima surat.

• Jika ingin menghapus penerima surat, dapat memilih tombol   Hapus Tujuan 

• Untuk upload surat dapat memilih kolom Unggah berkas surat sebagai surat pengantar dengan format *.PDF, dan kolom Unggah berkas lampiran sebagai lampiran dengan format *.PDF yang akan dikirimkan.

• Pilih tombol  Kirim Surat / Nota Dinas untuk mengirim surat sesuai dengan penerima surat yang dituju, akan terdapat informasi apakah data surat yang dikirim sudah benar. Pilih tombol  Tidak untuk kembali ke kolom isi surat, berikan tanda centang apabila surat yang akan dikirim tidak menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE).

• Jika dirasa sudah sesuai dan benar maka dapat memilih tombol  Kirim  , maka halaman detail surat yang dikirimkan akan tampil dan terdapat notifikasi bahwa surat berhasil dikirim.

• Untuk melihat isi surat, dapat memilih tombol   Lihat File  , dan pilih tombol   Unduh File untuk mengunduh file.

• Pada bagian bawah terdapat status surat, daftar penerima surat dan status apakah sudah dibaca atau belum.

• Jika memilih jenis surat Undangan Umum, terdapat kolom tambahan detail Data Undangan untuk detail acara undangan yang akan dikirimkan.
• Untuk jenis surat Surat Keputusan, Surat Tugas, Surat Kuasa dan Surat Dispensasi, tujuan surat adalah Pegawai yang terdapat pada Desa tersebut. 

Tab Surat Masuk Instansi Eksternal berfungsi untuk memasukan Surat Baru yang berasal dari instansi eksternal di Kabupaten Tuban untuk dapat di distribusikan secara elektronik menggunakan aplikasi SEPASI.

• Isi kolom detail surat sesuai dengan surat eksternal yang diterima dan pilih tombol  Simpan Surat / Undangan 

• Pilih tombol  Kirim untuk menyelesaikan peringatan bahwa data detail surat sudah benar dan surat akan menuju menu Arsip Surat Masuk untuk dapat diteruskan ke Kepala Desa. Pilih tombol  Tidak untuk membatalkan penyimpanan.

Arsip Surat Keluar merupakan menu yang berfungsi untuk melihat Surat Keluar dari surat baru yang telah dibuat. Arsip Surat Keluar berfungsi untuk melihat daftar Surat Keluar yang sudah dikirim ke Kecamatan atau instansi eksterna lain.

• Pilih tombol   Lihat Status untuk melihat detail surat yang dikirim. Pilih tombol   Lihat File  untuk melihat surat secara langsung, dan pilih tombol  Unduh File  untuk mengunduh file surat.

• Contoh surat yang telah terdapat TTE oleh Kepala instansi.
• Pada bagian bawah, terdapat informasi status surat. Terdapat daftar tujuan surat, tanggal  terkirim, tanggal dibaca dan status surat apakah sudah dibaca atau belum.
• Pilih tombol   Hapus   untuk menghapus surat yang telah dikirim, sehingga surat yang dikirim tidak dapat dilihat oleh instansi penerima, dan pilih tombol  Ya, Hapus !    untuk menghapus.

Arsip Surat Masuk merupakan menu yang berfungsi untuk melihat daftar surat masuk yang dikirim oleh Kecamatan atau dari instansi eksternal yang kita masukan sebelumnya.

• Untuk surat yang belum dibaca ditandai dengan warna kuning dan surat yang sudah terbaca ditandai dengan warna putih. Untuk melihat detail surat dapat memilih tombol   Detail .
• Admin Desa akan menuju halaman detail surat. Pada halaman detail surat, terdapat informasi surat yang telah diterima. Pilih tombol  Teruskan  untuk meneruskan surat yang diterima ke Kepala Desa.
• Pada bagian bawah, terdapat daftar disposisi yang telah dilakukan oleh Kepala Desa, Sekretaris Desa jika surat sudah di Disposisi, dan terdapat jadwal undangan jika surat yang dikirim merupakan jenis surat undangan umum.

Menu Laporan merupakan menu yang berfungsi untuk melihat laporan dari arsip surat keluar dan arsip surat masuk. Laporan dapat di cetak dengan memilih tombol   Cetak Laporan .

Menu Jadwal Undangan merupakan menu yang berfungsi untuk melihat daftar Jadwal dari jenis surat Undangan Umum. Admin dapat memilih nomor surat untuk mengetahui surat yang telah dikirim sesuai jadwal undangan yang dipilih.

Menu General merupakan menu yang berfungsi untuk mengatur nomor agenda, Pegawai, Profil User.

No. Agenda. 

• Submenu No. Agenda berfungsi untuk mengatur nomor awal pada nomor agenda. Isi kolom No. Agenda Surat Masuk dan pilih tombol   Simpan untuk menyimpan nomor awal dari nomor agenda.

Data Pegawai. 

• Submenu Pegawai merupakan daftar pegawai di Desa Pilih tombol  Tambah Pegawai untuk menambahkan data pegawai.
• Isi kolom NIP/NIK Pegawai dan Nama Pegawai. Pilih tombol  untuk menyimpan data pegawai.
• Pilih tombol  Ubah untuk mengubah data pegawai, dan tombol  Hapus untuk meghapus data pegawai yang sudah tersimpan.

Profil User.

• Submenu Profil User  merupakan data detail dari pegawai yang terdapat pada aplikasi.
• Pilih tombol  Details User untuk melihat data pegawai.
• Admin akan menuju halaman detail user dan dapat mengubah password atau data lainnya.

Menu Logout merupakan menu yang berfungsi untuk keluar aplikasi. Pilih tombol Ya, Keluar ! untuk keluar aplikasi dan tombol Tidak untuk membatalkan proses keluar aplikasi.

Menu lock screen digunakan untuk mengunci layar sementara, pilih tombol Ya, Tutup ! untuk mengaktifkan lockscreen, dan pilih Tidak tombol untuk membatalkan proses lockscreen.

Hasil lockscreen seperti ini

Untuk mengaktifkan kembali, dapat memasukan password dan pilih tombol  

SEPASI Admin versi Android digunakan admin untuk mendapatkan notifikasi ketika terdapat surat baru yang masuk/disposisi yang di distribusikan. SEPASI dapat di download di Google Play Store dengan nama aplikasi SEPASI dengan Tanda Tangan Elektronik.

Ketika sudah download dan install aplikasi SEPASI, maka halaman pertama yang akan muncul adalah halaman login. Masukan username dan password yang telah diberikan.

Pada admin akan muncul halaman seperti SEPASI versi website.

Menu APMD berfungsi untuk mendaftarkan Masyarakat agar dapat menggunakan mesin APM yang telah disediakan, meneruskan surat permohonan Masyarakat dan melihat dafar surat permohonan yang tersedia di mesin APM.

• Namun sebelum Masyarakat dapat mengajukan surat permohonan melalui APM, Masyarakat diharuskan mendaftarkan e-KTP ke Admin Desa untuk mendapatkan PIN yang dapat digunakan di APM.
• Admin desa dapat masuk di sepasi.tubankab.go.id dan menuju ke menu APMD dan pilih submenu DAFTAR PENGGUNA.
• Pilih tombol   Tambah Pengguna untuk menambahkan data Masyarakat.
• Maka akan muncul kolom Tambah Daftar Pengguna.
• Klik dikolom UID NFC CARD dan tempelkan e-KTP di NFC reader.
• Maka akan muncul kode e-KTP yang telah di scan.
• Kemudian isikan NIK dan pilih tombol   untuk sinkron dengan data SIAK DESA. Maka akan tampil data yang sesuai dengan e-KTP yang digunakan.
• Jangan lupa isi kolom nomer handphone dan pin untuk proses pemakaian APM oleh Masyarakat kemudian pilih tombol  Simpan .
• Data pengguna akan tersimpan dan dapat digunakan pada APM.
• Pilih tombol   Ubah untuk mengubah data dan pilih tombol  Hapus untuk data pengguna yang sudah tersimpan.
• Pada submenu PERMOHONAN SURAT, admin desa dapat melihat daftar pengajuan surat yang telah dilakukan oleh Masyarakat melalui APM atau dapat membuat secara manual permohonan.
• Pilih tombol   Tambah Permohonan Manual untuk menambahkan permohonan secara manual.
• Isi kolom yang dibutuhkan dan pilih tombol  Simpan untuk menyimpanan permohonan yang telah dibuat.
• Maka akan tmpil permohonan surat yang telah dibuat dan dapat diteruskan oleh admin desa ke Kepala Desa dengan memilih tombol   atau hapus surat permohonan dengan memilih tombol   Hapus 
• Pada submenu LAYANAN SURAT digunakan untuk melihat daftar data surat yang dapat diajukan melalui APM dan untuk penambahan jenis surat dapat menghubungi DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA.